ЯК ПРОВОДИТИ ЕФЕКТИВНІ НАРАДИ - Юлий Некрасов
Суточні зустрічі є однією з найважливіших форм корпоративної комунікації.
З їхньою допомогою ви зможете «дивитися один у одного в очі», обмінюватися інформацією, висловлювати свої думки, створювати презентацію, проводити сесію мозкового штурму, подавати звіт або отримувати нові уявлення.
Зустрічі поділяються на різні класифікації: за метою, за тривалістю або за складом учасників.
У цій статті ми проаналізуємо, як психотипи працівників — тобто осіб, які брали участь у зустрічі — впливають на якість прийнятих рішень.
Наш підхід буде ґрунтуватися на моделі Adizes. Припустимо, що на зустрічі присутні чотири ключові особи: Результатор, Адміністратор, Інтегратор та Предприємця.
Як тільки виявляється якась проблема або дається завдання, Resultator негайно надає готове рішення. Якщо керівником виявляється саме цей Resultator, обговорення питання закінчується одразу! Приймається ОДНЕ рішення. Якщо ні — хтось пропонує інший варіант, і так далі... Фактично, це перетворюється на змагання, де кожен намагається перемогти іншого за допомогою голосування.
Через певний час, коли інтенсивність дискусії починає зменшуватися, підприємець втручається і заявляє, що досягти угоди все одно буде неможливо; ця проблема така ж дрібна, як розбите яйце — немає сенсу продовжувати дискусію; краще звернути увагу на більш «важливі» питання. Якщо цей підприємець є керівником, то дискусія з цією темою завершується! Фактично приймається рішення — не приймати жодного рішення. Якщо ні, то цеПідприємець починає підтримувати кандидата, чия пропозиція є більш життєздатною. Якщо баланс думок зміщується на користь іншого варіанту, підприємець може легко змінити свою позицію — для нього не має значення, яке рішення буде прийнято в кінцевому підсумку.
Проте інтенсивність дискусії починає зменшуватися, і тут виникає пауза… У цей момент адміністратор висловлюється, запитуючи, які критерії ми використаємо для оцінки ефективності та де розподіляти ресурси для впровадження рішення. Якщо цим адміністратором є керівник, зазвичай пропонується економічне «експертне» рішення, ґрунтуючись на досвіді керівника. Якщо ні, то команда, орієнтована на результати, починає «розбивати дах» і «збільшувати масштаби» своїх дій.Адміністратора обличчям до обличчя кличуть: «Яка ефективність? Це має бути вирішено тут!» «Я не згоден — то чому б вам просто не презентувати своє рішення?» — і так далі. Адміністратор розгнівається і мовчить.
Однак, як тільки люди відчувають себе ображеними, «Інтегратори» втручаються та починають «посередувати» серед присутніх, пропонуючи *формальне* рішення. Головне — гарантувати, що ніхто не буде ображений. У більшості випадків, оскільки всі вже виснажені, дискусія просто завершується.
Немає потреби обговорювати ефективність формальних рішень. Це випливає з системних дисбалансів. Для персоналу, орієнтованого на результати, найважливішим питанням є «ЩО?» — що в кінцевому підсумку буде досягнуто; для підприємців — «ЧОМУ?» — чому це необхідно; для адміністраторів — «ЯК?» — як це буде реалізовано; а для інтеграторів — «ХТО?» — хто виконає цю роботу.
Нечасто на зустрічі використовуються так звані «консенсусні» технології — коли кожен учасник бере участь у формуванні остаточного рішення. Це відбувається, коли колективне рішення відповідає на всі чотири ключові питання:
- Що ми хочемо досягти? (РЕЗУЛЬТАТ)
- Чому нам це потрібно? (Мета)
- Як ми реалізуємо це? (План, технології та ресурси)
- Хто це зробить (ЛЮДИ)?
Для досягнення цієї мети пропонується наступна технологія проведення зустрічей:
- Будь ласка, зарано повідомте нас про порядок денний.
- Підготуйте необхідну інформацію для учасників.
- Під час засідання обговоріть і чітко визначте мету вирішення проблеми або виконання завдання.
- Визначте, які критерії зараз мають для нас більшу важливість: швидкість, економічна ефективність, мотивація чи інновації.
- Проведіть сесію мозкового штурму та розробіть різноманітні рішення.
- Обговоріть пропозиції згідно з встановленими критеріями та, застосовуючи методи сприяння, сформулюйте остаточне рішення.
- Визначте етапи, терміни виконання та відповідальні сторони.
Альтернативою проведенню стратегічних засідань може бути запрошення професійного модератора, який володіє всіма «секретами» ефективної групової роботи.
